L’obiettivo generale di questa azione è di fornire un coordinamento efficace e la gestione delle singole azioni e attività al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto entro i vincoli di bilancio.
Le attività previste in questa azione sono:
1.1 – Start-up amministrativo del progetto
1.2 – Start-up tecnico
1.3 – Monitoraggio del progetto
1.4 – Incontri di progetto
1.5 – Reporting
L’attività 1.1 – Start-up amministrativo del progetto punta a garantire un corretto avvio del lavoro. Un contratto (accordo di partenariato – partnership agreement), scritto dal beneficiario, verrà proposto al partenariato, all’inizio del progetto, che stabilirà i rispettivi obblighi e gli impegni dei partners. Inoltre, sarà condiviso con i partners un manuale operativo per il reporting alla CE; elencherà e descriverà mezzi e tempi per valutare lo status finanziario e tecnico del progetto. I partners saranno informati sul contratto proposto e formato sugli aspetti di reporting prima e durante il kick-off, che si terrà a Reggio Emilia. Lo start-up amministrativo varrà per la gestione di tutte le azioni.
L’attività 1.2 Start-up tecnico garantirà un efficace start up tecnico del progetto. Un piano di lavoro dettagliato sarà redatto dal PM in collaborazione con il PC per pianificare le attività e le responsabilità di ciascun partner. Il documento conterrà anche una sezione con un piano di lavoro locale dettagliato da ciascun partner. Il piano di lavoro verrà progressivamente aggiornato, se qualche ritardo si verificherà, il PM informerà immediatamente il partenariato e troverà le contromisure. Questa attività prevede il kick-off meeting per l’avvio dei lavori che coinvolgeranno lo SC, i tecnici SC e i rappresentanti di ciascun beneficiario. Il kick-off meeting si terrà a Reggio Emilia.
L’attività 1.3 – Monitoraggio del progetto è continua e fa capo al PM che verifica il corretto svolgimento del progetto. Un “protocollo di monitoraggio di attuazione” sarà approvato al kick off meeting per condividere tra i partners le regole e le modalità per il monitoraggio generale di attuazione del progetto e la comunicazione tra i partners.
L’attività 1.4 – Incontri di progetto mira a coordinare i partners a livello strategico e tecnico. Il progetto prevede incontri con la partecipazione di rappresentanti di tutti i partners, per valutare la situazione del progetto e per pianificare tutte le azioni che devono essere attuate per una prosecuzione ottimale del progetto. Sono previsti 4 incontri dello SC, divisi in una sessione di gestione e in una sessione tecnica; 3 incontri si terranno in teleconferenza. In totale gli incontri di progetto saranno 7, compreso il kick off, che si terrà a Reggio Emilia. Gli incontri dello SC saranno organizzati 2 a Reggio Emilia, 1 a Trento e 1 a Milano , oltre a 3 teleconferenze. Il piano di incontri è indicativo e sarà definito tra i partners durante il kick-off meeting.
L’attività 1.5 – Reporting viene incontro alla richiesta di un reporting costante alla CE (Art. 12. delle Disposizioni Comuni). I partners sono consapevoli del fatto che è importante, per la buona riuscita del progetto, fornire alla Commissione un numero di report volti a controllare l’avanzamento del progetto sotto il profilo tecnico e finanziario, così come eventuali discrepanze con il piano originale, e le eventuali soluzioni proposte per affrontare tali situazioni. Il BC produrrà i seguenti report: Inception Report, Mid-Term report e Final report.
Questa azione sarà svolta dal 2012/01/01 al 31-12-2014.